予約システムの効果

竜神歯科

愛知県 豊田市

①アポイントの問題点

　平成18年に開業した当初、アイデンスの担当者よりパソコンによる予約管理ソフト『リザーブ１』の紹介を受けていました。しかし、様々な要素を考慮し、手書きアポイント帳で十分と考え、導入には至りませんでした。
開業後３年程度は、アポイント帳を利用したアポイント管理には大きな問題はありませんでした。しかし、3年経過した頃から治療内容の幅が広がり、患者数の増加により受付業務が煩雑化していると感じていました。漠然とした不安を感じていたある日、同時間にアポイントを取得してしまい、患者さんをお待たせするような事が発生しました。
根本的な問題を解決する為には、受付業務のヒューマンリスクを最少にした効率化を図ることが重要になると考え、当初よりバージョンアップしていた『リザーブ21』を導入することにしました。

②患者さんとのコミュニケーション

　システムを導入する際には、①受付の人為的ミスを無くして業務負担を減らすこと　②患者さんとの信頼関係を増加する、という２つの目的を考えました。
その目的を達成するため、アポイントは受付ではなく、診療室の端末パソコンでスタッフが患者さんの予定と相談しながら入力するようにしました。その結果、チェアサイドの患者さんとのコミュニケーションも増加し、治療直後の患者さんとは「予約」では無く「約束」に近いものとなり、キャンセルを減らす重要なアイテムにもなりました。
また、受付では会計の処理だけとなりましたので、以前のように長く待たせることが少なくなり、受付スタッフと患者さんとのコミュニケーションの時間が、以前よりもとれるようになるプラス効果もありました。
今では手書きアポイント帳による予約管理には戻れなくなっています。
操作も簡単なので、スタッフ全員が予約システムを操作できるようになっています。

③今後のアイデンスに対する要望

　院内のIT化については、歯科システムを中心にアイデンス製品を導入していますが、現在までのアフターフォローには満足しています。会社の方針を信頼していますので、歯科システムと予約システムのより直接的な操作性の改善を含めて、より患者さんの為になる生産的で効率的な製品の提案を、今後も継続して貰うことを希望します。

予約システムの導入を考えておられる先生方は、自院での予約の位置づけやあり方などのビジョンを決めて導入されることをお勧めします。